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Sobre el autor

Directora Financiera - Paula tiene un doble grado en Derecho y Administración de Empresas por la Universidad Carlos III de Madrid (ES) y un máster en gestión empresarial internacional por el ICEX-CECO y la UIMP (ES). Tiene una gran visión de los negocios internacionales que ha desarrollado a través de su beca Erasmus en la University College Dublin (IE) y su trabajo en la Oficina Comercial de la Embajada de España en Zagreb (HR).

Horizonte Europa es el programa de financiación clave de la UE para la investigación y la innovación, que fomenta la colaboración entre fronteras y sectores. Un componente vital de muchos proyectos de Horizonte Europa es la participación de terceros. Comprender quiénes son estos terceros, cómo pueden participar y cómo presupuestarlos y reportar sus costes es esencial para una gestión exitosa del proyecto. En esta entrada de blog, aclararemos los diferentes tipos de terceros, incluidas las contribuciones en especie, y ofreceremos pautas para la presupuestación y el reporte, haciendo referencia al Acuerdo de Subvención Modelo Anotado (Annotated Model Grant Agreement – AMGA) para obtener una comprensión más profunda.

¿Qué es una Tercera Parte?

En el contexto de Horizonte Europa, los terceros son entidades que contribuyen al proyecto pero no forman parte del consorcio de beneficiarios. Pueden proporcionar recursos adicionales, experiencia o infraestructura necesaria para alcanzar los objetivos del proyecto. El AMGA define a los terceros en el Artículo 10, que describe las diferentes categorías y sus funciones, que son las siguientes

  • Entidades Afiliadas (Affiliated Entities): Entidades legales que están afiliadas a un beneficiario pero no forman parte del consorcio.
  • Socios Asociados (Associated Partners): Entidades de países no pertenecientes a la UE que pueden participar en el proyecto bajo condiciones específicas.
  • Subcontratistas: Terceros contratados para llevar a cabo tareas específicas del proyecto.
  • Proveedores de Bienes y Servicios: Entidades que suministran materiales, equipos o servicios esenciales para la implementación del proyecto.
  • Contribuciones en Especie (In-kind contributions): Recursos proporcionados por terceros, que pueden ser a cambio de pago o de forma gratuita.

¿Cómo incluir los costes de las terceras partes en el presupuesto?

Al presupuestar los costes de terceros en un proyecto de Horizonte Europa, es crucial asegurar que todos los costes estén contemplados de acuerdo con el marco financiero del proyecto. Aquí hay algunos puntos clave a considerar:

  • Entidades Afiliadas: Sus costes se integran en el presupuesto principal del beneficiario. Según el AMGA, estos costes deben reflejar los gastos reales incurridos en la implementación del proyecto.
  • Socios Asociados: Estos participantes pueden ver reembolsados sus costes, pero es esencial revisar las disposiciones específicas sobre su elegibilidad y el tipo de costes que se pueden reclamar.
  • Subcontratistas: Como se detalla en el Artículo 10 del AMGA, los costes deben ser justificables y necesarios para el proyecto. Los beneficiarios deben asegurarse de que el proceso de subcontratación sea transparente y competitivo. Se puede asignar un máximo del 20% de los costes directos elegibles para subcontrataciones, a menos que se justifique lo contrario.
  • Proveedores de Bienes y Servicios: Los costes por bienes y servicios deben basarse en gastos reales. Asegúrese de que todos los costes sean razonables y necesarios para la implementación del proyecto, con evaluaciones de valor de mercado donde sea necesario.

Subcontratación vs. Proveedores de Bienes y Servicios

Es importante diferenciar entre subcontratistas y proveedores de bienes y servicios. Los subcontratistas son contratados específicamente para llevar a cabo tareas o actividades significativas del proyecto. Sus contribuciones son fundamentales para los objetivos del proyecto y suelen trabajar bajo un acuerdo contractual. Por su parte, los proveedores de bienes y servicios suelen ser contratados para suministrar materiales, equipos o servicios rutinarios que apoyan el proyecto, pero no implementan directamente las tareas del mismo. Sus contribuciones son generalmente de naturaleza transaccional y no implican el mismo nivel de integración en las actividades centrales del proyecto como los subcontratistas.

  • Contribuciones en Especie: Las contribuciones en especie pueden ser valiosas para mejorar los recursos del proyecto. Si se proporcionan de forma gratuita, estas contribuciones deben valorarse a precios de mercado y documentarse en los informes financieros. Si son a cambio de pago, deben tratarse como gastos regulares, sujetos a los mismos requisitos de documentación y justificación.

¿Cómo justificar los costes de terceras partes?

El reporte preciso de los costes asociados con los terceros es vital para el cumplimiento de las regulaciones de Horizonte Europa. El AMGA proporciona directrices detalladas sobre la documentación requerida para el reporte:

  • Entidades Afiliadas: Incluir sus costes en los informes financieros del beneficiario principal. Es importante archivar toda la documentación justificativa en caso de auditorías.
  • Socios Asociados: Sus costes deben reportarse de manera similar a los de los beneficiarios, incluyendo facturas detalladas y evidencia de pago.
  • Subcontratistas: Los beneficiarios deben conservar facturas originales, contratos e informes de los subcontratistas. Todos los costes deben alinearse con los términos del Acuerdo de Subvención.
  • Proveedores de Bienes y Servicios: Mantener registros de órdenes de compra, recibos de entrega y facturas. La documentación debe mostrar la conexión entre los costes incurridos y las necesidades del proyecto.
  • Contribuciones en Especie: Documentar el valor de las contribuciones en especie de manera clara, incluyendo cualquier acuerdo o contrato relevante. Mantener evidencia del valor de mercado de la contribución para el reporte.
Tabla: Tipos de Terceras Partes en Horizonte Europa
Tipo de Tercero Definición Elegibilidad ¿Implementa Tareas del Proyecto? Presupuesto Justificación
Entidades Afiliadas Entidades afiliadas a un beneficiario, pero no parte del consorcio. Identificadas en la propuesta. Sí Cuentan con su propio prespuesto dentro del del beneficiario. Presentan su propia justificación.
Socios Asociados Entidades de países no pertenecientes a la UE que participan bajo condiciones específicas. Deben cumplir con las normas de Horizonte Europa. Sí Presupuestadas según acuerdos individuales. Reportadas de manera similar a los beneficiarios.
Subcontratistas Entidades contratadas para realizar tareas específicas. Abiertas a cualquier entidad legal, sujetas a reglas. Sí Presupuestadas por separado como costes directos. Deben proporcionar facturas y reportes claros.
Proveedores de Bienes y Servicios Entidades que suministran materiales, equipos o servicios. Abiertas a cualquier entidad legal. No (a menos que se especifique en el contrato) Presupuestadas como gastos operativos. Documentadas con facturas y notas de entrega.
Contribuciones en Especie Recursos proporcionados por terceros, ya sea a cambio de pago o de forma gratuita. Definidas en la propuesta del proyecto. No Incluidas como costes directos o financiación a juego. Valuadas a precios de mercado y documentadas.

Conclusiones

Incorporar terceros en los proyectos de Horizonte Europa puede mejorar significativamente las capacidades y recursos. Sin embargo, es necesario prestar atención a la forma de incluirlos correctamente en el presupuesto, así como en su justificación. Conociendo las distintas categorías de terceros, los participantes en proyectos europeos pueden optimizar la utilización de recursos y facilitar el seguimiento financiero. Esto no solo mejora la ejecución del proyecto, sino que también aumenta las posibilidades de recibir financiación adicional en futuras convocatorias.

Para más detalles, puede consultar el Annotated Model Grant Agreement aquí.