Para la implementación de los proyectos de Horizonte Europa, hay diferentes tipos de recursos con los que se puede contar. Un aspecto que suele surgir en la preparación de los presupuestos de los proyectos es la inclusión de contribuciones en especie (in-kind contributions).

Las contribuciones en especie, tal como las define la Comisión Europea, se refieren a los recursos no financieros que los beneficiarios aportan al proyecto. Estos recursos pueden tener varias formas y representan una valiosa aportación a las capacidades generales del proyecto. Los socios del consorcio o terceros ofrecen contribuciones en especie y pueden incluir personal, equipos, acceso a instalaciones, datos o servicios.

Las contribuciones en especie pueden ser contra pago o gratuitas. Ambos son elegibles y están incluidos en el cálculo de la tarifa plana de costes indirectos del 25%. A diferencia de Horizonte 2020, no existe un artículo específico que regule las contribuciones en especie contra pago. Dichos costes deben declararse como costes de personal en la subcategoría de “seconded personnel” o como gastos relacionados con el alquiler de equipos o la compra de bienes, obras o servicios.

Para las contribuciones en especie sin cargo, el Modelo de Acuerdo de Subvención Anotado tiene disposiciones específicas en los artículos 6.1 y 9.2:

Artículo 6.1 Annotated Model Grant Agreement (traducción):

Las contribuciones en especie proporcionadas por terceros a título gratuito podrán ser declaradas como costes directos elegibles por los beneficiarios que las utilicen (en las mismas condiciones que si fueran propias, siempre que se refieran únicamente a costes directos y que los terceros y sus contribuciones en especie se establezcan en el Anexo 1

Los terceros que aportan contribuciones en especie no implementan ninguna tarea del proyecto. No podrán imputar costes al proyecto, pero estos sí serán elegibles y podrán ser declarados por los beneficiarios que los utilicen, en las condiciones establecidas en el artículo 6.

Algunos ejemplos de contribuciones en especie son los siguientes:

1. Personal: Los beneficiarios pueden contribuir con el tiempo y la experiencia de sus empleados al proyecto sin cobrar por sus servicios. Esto podría incluir investigadores, técnicos o personal administrativo dedicado al proyecto.
2. Equipamiento: Los socios pueden realizar aportes en forma de equipamiento o infraestructura. Esto podría implicar la provisión de equipos de laboratorio especializados, instalaciones informáticas de alto rendimiento u otros recursos pertinentes.
3. Acceso a instalaciones: los miembros de los consorcios pueden otorgar acceso a instalaciones de investigación, como sitios de prueba, buques de investigación o instalaciones experimentales. Este tipo de contribución permite que los proyectos aprovechen la infraestructura existente, mejorando sus capacidades de investigación.
4. Datos y conocimientos: las contribuciones en especie pueden implicar el intercambio de conjuntos de datos, resultados de investigaciones preexistentes o acceso a conocimientos patentados. Estos recursos pueden enriquecer significativamente los resultados del proyecto y reducir la duplicación de esfuerzos.

Cómo presupuestar contribuciones en especie

La correcta inclusión en el presupuesto de las contribuciones en especie es crucial para el éxito de las propuestas de Horizonte Europa. Deben ser incluidos en el presupuesto del el beneficiario que los utiliza en la categoría de coste correspondiente (es decir, como si fueran costes incurridos por el beneficiario). Aquí hay algunos puntos clave a considerar:

• Identificar y valorar las contribuciones: identificar claramente las contribuciones en especie de cada socio y asignarles un valor monetario, según lo estipulado en el Grant Agreement. Esta valoración debe basarse en precios justos de mercado o, en el coste de los mismos.
• Documentar las contribuciones en especie: mantener registros y documentación precisos de todas las contribuciones en especie, incluidas descripciones detalladas, derechos de uso y cualquier coste asociado.
• Criterios de elegibilidad: asegurarse de que las contribuciones en especie cumplen con los criterios de elegibilidad establecidos en el Grant Agreement. Las contribuciones en especie deben ser necesarias para la implementación del proyecto, y su valor debe ser razonable y debidamente justificado.
• Reporte y control: monitorizar regularmente el uso de contribuciones en especie a lo largo de la duración del proyecto ayudará a demostrar el cumplimiento y permitirá una evaluación y auditoría adecuadas.

Las contribuciones en especie juegan un papel importante en el éxito de los proyectos de Horizonte Europa. Aportan valor añadido y fomentan la colaboración entre los socios del consorcio. La correcta inclusión en el presupuesto y la gestión adecuadas de las contribuciones en especie favorecen la eficiencia y eficacia generales de los proyectos, ayudando a incrementar sus impactos.

Para más información, siempre puede consultar la última versión del Annotated Model Grant Agreement – Horizonte Europa.