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Sobre el autor

Alberto es licenciado en Ingeniería Forestal por la Universidad Politécnica de Madrid, en la especialización de Explotaciones forestales. Durante sus estudios, realizó una estancia ERASMUS en la Universidad de Ciencias Naturales de Praga (CZU), en la República Checa. En cuanto a su experiencia, comenzó trabajando como consultor técnico de investigación e innovación, especializándose en la escritura de propuestas europeas. Posteriormente, desarrolló su carrera en el centro de investigación IMDEA Materiales como gestor de proyectos, trabajando en todo tipo de propuestas y proyectos (regionales, estatales, europeos y estadounidenses), algunos de ellos actuando como coordinador del consorcio. Además, ha estado involucrado en la transferencia de tecnología, incluyendo la patentabilidad de los diferentes resultados de los grupos de investigación y el registro de software.

Antes de nada, empecemos por explicar qué es un “amendment”. En el marco de Horizonte Europa se denomina “amendment” a la modificación que se realiza del Acuerdo de Subvención (Grant Agreement) del proyecto en ejecución.

El amendment es un proceso que se lanza desde la página del proyecto dentro del Funding & Tenders portal, y cuyo único socio autorizado del consorcio para hacerlo es el coordinador del proyecto. En ocasiones también la Entidad financiadora puede iniciar este proceso si detecta un error que debe ser subsanado.

A continuación, se explica más en detalle por qué motivos puede resultar necesario hacer un amendment.

Supuestos objetivos y subjetivos

Es importante saber que hay casos en los que podemos dar por seguro que tendremos que hacer un amendment, pero en otros casos la línea entre la flexibilidad que permite el proyecto y la necesidad de una modificación al Acuerdo de Subvención es más difusa, y la subjetividad de la persona encargada del proyecto por parte de la Agencia Financiadora (Project officer) entra en juego.

Supuestos objetivos

Pero veamos primero cuáles son esos supuestos objetivos, por los cuales sabemos que tendremos que lanzar un proceso de amendment 100% seguro.

  • Inclusión de un nuevo beneficiario, entidad afiliada o entidad asociada.
  • Finalización de la participación de un beneficiario, entidad afiliada o entidad asociada durante la ejecución del proyecto.
  • Cambio en el socio coordinador del proyecto.
  • Cambio en la cuenta bancaria del coordinador (en la que recibe los pagos de la Comisión Europea).
  • Cambios en el Anexo 1, Description of Action (DoA): solo cuando sean cambios significativos, entre los que se incluyen la adición o eliminación de nuevas tareas, así como la adición o eliminación de Entregables (Deliverables). Más adelante mostraremos cambios en el Anexo 1 que no son necesariamente motivo de Amendment.
  • Cambios en la fecha de inicio del proyecto, duración del mismo (generalmente porque es necesario prorrogar el proyecto), así como cambios en los períodos de reporte.
  • Cambios en el Anexo 2, Presupuesto: de manera obligatoria se tendrá que hacer un amendment si el cambio de presupuesto entre beneficiarios o entre categorías de gasto es debido a un cambio significativo en la ejecución de la acción. También será necesario si un beneficiario que emplear parte de su presupuesto en una categoría que no tuviese contemplada. Por ejemplo, si de acuerdo al Acuerdo de Subvención tenía 0 € en la categoría de subcontratación, pero finalmente necesita cierta cantidad transfiriendo parte de sus fondos de personal, es necesario un amendment. Cambios entre partidas que tengan distintos % de financiación también requerirán amendment.

Supuestos subjetivos

En muchas ocasiones, el concepto de cambio significativo en el Anexo 1 y 2 es difícil de interpretar, ya que no hay baremos preestablecidos, por lo que el mejor consejo que podemos dar es consultar al Project officer (PO) a través del F&T portal. Algunos Project officer son más estrictos que otros a la hora de solicitar al coordinador el lanzamiento de un amendment.

En ese sentido, cambios en el presupuesto, tanto entre socios, como entre categorías en un mismo beneficiario podrían ser objeto de Amendment si el PO considera que son de suficiente entidad en términos de cantidades y de cambios en el objeto de la acción.

Por lo demás, en general se aplica el principio de flexibilidad presupuestaria (artículo 5.5 del AMGA), que dice que el reparto del presupuesto se puede ajustar sin amendment entre categorías y participantes, mientras no implique un cambio sustantivo o importante en la descripción de la acción en el Anexo 1.

Algunos ejemplos

Ejemplo #1

En un proyecto IA de Horizonte Europa, uno de nuestros paquetes de trabajo trataba de caracterizar, seleccionar y ensayar el uso de un producto, mientras que el siguiente paquete de trabajo se enfocaba en la comercialización de dicho producto. Sin embargo, dicho producto no resultó ser efectivo y por lo tanto no se realizarán en el proyecto tareas de comercialización.

  • Esto conlleva necesariamente un amendment en el que se cambiará: las tareas afectadas, los deliverables relacionados con la comercialización se eliminarán o reenfocarán. El presupuesto relacionado con estas tareas tendrá que reestructurarse de manera significativa, poniendo énfasis en otras tareas en caso de ampliarse.

Ejemplo #2

Nos acercamos al final de un proyecto RIA, y uno de los beneficiarios prevé que justificará un 10% menos de Person Month de los que tenía asignados, que sumado a que su coste día fue finalmente más bajo del previsto, hace que le vaya a quedar un remanente de presupuesto, que pese a que sus gastos de viaje fueron más elevados de lo previsto, no se compensan. Por otra parte, otro socio va a gastar más presupuesto en la ejecución del proyecto de lo que tenía adjudicado, debido a que ha usado más Person Month y ha gastado más dinero en material de laboratorio de lo previsto.

  • En este caso no es necesario un amendment, y al final del proyecto se puede hacer esta redistribución, justificándolo apropiadamente en la sección 5.2 “Use of resources” del Informe técnico. En todo caso, si el desvío de Person Months es considerable, y ya se intuye con anterioridad al final del proyecto, es aconsejable consultar al PO.

Ejemplo #3

En el Anexo 1 del Grant Agreement de un proyecto de Horizonte Europa, se establecen una serie de KPIs entre los que se incluyen asistir a 10 conferencias y publicar 20 artículos científicos (habiendo establecido un presupuesto para los viajes y la publicación de artículos). Sin embargo, evaluado en una de las reuniones de consorcio, se prevé que finalmente se publicarán aproximadamente 10 artículos científicos y se asistirá presencialmente a 5 conferencias. En cambio, aunque no estaba previsto, ahora se publicarán 4 artículos en revistas industriales. ¿Es necesario actualizar el Anexo 1 y 2 del Grant Agreement para ajustar los KPIs al nuevo plan?

  • No, en casos como este, es en los informes periódicos (periodic reports) donde se da cuenta del avance y, en este caso, desviación respecto a lo inicialmente planteado, presentando medidas de contingencia en caso de ser necesario.

Enlaces de interés

  1. Annotated Model Grant Agreement (AMGA) 2021-2027: Artículos 39, 40 y 41. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/aga_en.pdf
  2. Amendment Guide 2021-2027: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/amendment-guide_en.pdf
  3. Horizon Implementation Day: Grant Management in Horizon Europe (24 October 2023) https://www.youtube.com/watch?v=BWIjLBZnrDI