La financiación lump sum (o «suma global») tiene como objetivo reducir los errores administrativos y financieros, simplificando el programa de financiación y por lo tanto el proceso de información financiera al eliminar la necesidad de informar acerca de los “Actual costs” y eliminar las auditorías financieras ex-post. Este programa esta principalmente enfocado a pequeñas empresas y recién formadas, ya que estas a menudo cuentas sin conocimiento previo acerca de la gestión de fondos de la UE.

En comparación con otras subvenciones de Horizonte Europa, los sistemas de acuerdo de subvención y evaluación de lump sum siguen el mismo enfoque estándar en los siguientes aspectos: criterios de evaluación, esquema de pago, prefinanciación y períodos de reporte. No obstante, existe una notable diferencia a remarcar: estos últimos se centran en la finalización completa de paquetes de trabajo.

Las principales diferencias entre Lump sum y las subvenciones estándar de la UE

1. Los Estados Financieros (Financial Statements) se generan automáticamente.
2. No hay necesidad de reportar actual costs, verificaciones financieras o auditorías.
3. Los esquemas de pago dependen de la finalización del Paquete de trabajo: al final del período de informe, se declararán aquellos paquetes de trabajo que se han completado durante el período. El informe técnico periódico deberá justificarlo debidamente.

En resumen, el programa lump sum se enfoca más en el contenido técnico del proyecto y menos en la gestión financiera en comparación con las líneas de financiación estándar de Horizonte Europa.

Ejemplo de cómo mantener registros en financiación Lump Sum (EN). Fuente: Comisión Europea.

Las dos opciones en la financiación lump sum

Opción 1: La propuesta de convocatoria define una suma global fija (Lump Sum).

• El presupuesto solicitado debe ser igual a esta suma global fija.
• El presupuesto solicitado en la propuesta debe ser igual a dicha cuantía.
• La propuesta debe justificar debidamente los recursos movilizados en dicha cuantía.

Opción 2: la suma global se define en la propuesta, libre de definir la cantidad.

• Al establecer la cuantía, el participante es libre de definir la cantidad necesaria para llevar a cabo su proyecto.
• La cuantía elegida debe estar justificada por los recursos movilizados.

6 aspectos a tener en cuenta en la preparación de una propuesta lump sum

1. Utilizar la plantilla de propuesta estándar de Horizonte Europa (IA, RIA, CSA).
2. Desglose detallado de las estimaciones de costes (aproximación de los costes reales). Además, es importante remarcar la necesidad de adjuntar una plantilla específica de MS Excel para la preparación de propuestas LUMP SUM. (Disponible para descargar aquí).
3. El desglose de la cuantía se calculará automáticamente gracias al uso de la herramienta Excel disponible, y dichas cantidades por beneficiario y por paquete de trabajo (WP) son las que se incluirán en el Grant Agreement.
4. Ningún cambio en el diseño del proyecto, excepto que los paquetes de trabajo de larga duración pueden dividirse a lo largo de los períodos de informe. De esta manera, las actividades relevantes pueden pagarse al final del período del informe.
5. Las estimaciones de costes se utilizan para generar automáticamente un desglose de presupuesto global por paquete de trabajo y por participante.
6. La propuesta será evaluada por expertos independientes según los criterios de evaluación estándar: excelencia, impacto e implementación.

Los puntos clave para entender la gestión de proyectos «lump sum»

1. El importe fijo de la subvención (Lump Sum) se define en el Lump Sum Grant Agreement, siguiendo el desglose de las cuantías por beneficiario y por paquete de trabajo (WP) incluido en el Anexo 2. La estimación detallada de costes (plantilla de Excel) no se convierte en parte del Grant Agreement en ningún caso.
2. El importe fijo de la subvención (Lump Sum) es igual a la cuantía máxima de la subvención.
3. Flexibilidad presupuestaria: se puede utilizar el presupuesto de una forma flexible, siempre que el proyecto se ejecute según lo acordado, ya que la distribución del importe fijo de subvención no es visible para la Comisión Europea. Las transferencias presupuestarias requieren de la elaboración de una enmienda al contrato si el consorcio desea que quede reflejado en el Grant Agreement. Además, la transferencia presupuestaria entre paquetes de trabajo es posible si dichos paquetes de trabajo no se encuentran finalizados.
4. Calendario de pago:
   • Prefinanciación (pre-financing): sigue las mismas reglas que otras subvenciones de la UE. La cuantía recibida es repartida por el coordinador del proyecto.
   • Pagos intermedios: la subvención se paga por paquete de trabajo completado y aprobado en el reporte.
   • Pagos parciales (no es frecuente): pago parcial por paquete de trabajo completado parcialmente.
5. Informes y pagos intermedios: al final del período de reporte, es necesario declarar qué paquetes de trabajo se han completado durante dicho período, siempre respaldado por el informe técnico.

Ejemplo de pago en base a la finalización de Paquetes de Trabajo (EN). Fuente: Comisión Europea.

Para más información, las oportunidades actuales de financiación de lump sum se encuentran disponibles aquí.

Resumen de links relevantes.

1. Lump sum’s current funding opportunities.
2. Lump sum Grant Agreement
3. EU Commission guide: LUMP SUM FUNDING: WHAT DO I NEED TO KNOW?
4. Webinar completo (09/02/2023) emitido por la Comisión Europea: