Sobre el autor

Directora Financiera - Paula tiene un doble grado en Derecho y Administración de Empresas por la Universidad Carlos III de Madrid (ES) y un máster en gestión empresarial internacional por el ICEX-CECO y la UIMP (ES). Tiene una gran visión de los negocios internacionales que ha desarrollado a través de su beca Erasmus en la University College Dublin (IE) y su trabajo en la Oficina Comercial de la Embajada de España en Zagreb (HR).

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Si gestionas un proyecto de Horizon Europe, es normal que las auditorías generen cierto respeto. Pero con buena organización y un método claro, preparar tus gastos y la documentación justificativa que los respalda es mucho más sencillo de lo que parece.

En esta mini-guía te mostramos cómo organizar tu documentación de gastos, qué errores evitar y las buenas prácticas que te ayudarán a que las auditorías sean ágiles y sin sorpresas.

¿Qué significa que un gasto “pase” la auditoría?

Un gasto se considera aceptable si cumple cinco criterios clave:

  • Elegible: permitido según el programa y vinculado al proyecto
  • Documentado: existe evidencia clara (factura, nómina, recibo)
  • Trazable: el gasto se puede seguir desde la actividad hasta la contabilidad
  • Coherente: tiene sentido dentro del proyecto y del rol de tu entidad
  • Dentro del periodo elegible: realizado y pagado dentro de las fechas correctas

Ejemplo práctico:

Una factura de software vinculada a una actividad del proyecto, pagada y registrada correctamente → ✔ pasa la auditoría.

Gastos críticos: personal y facturas

Personal

Para que todo esté en orden, debes conservar en tu archivo:

  • Contrato laboral
  • Nóminas y justificantes de pago
  • Timesheets firmados que reflejen las horas trabajadas
  • Cálculo del coste hora

⚠ Error típico: completar los timesheets meses después o asignar horas incorrectamente → riesgo de rechazo.

Facturas de proveedores (Viajes, Equipos, Otros bienes y servicios, Subcontratación)

En las facturas de proveedores es importante asegurarse de que:

  • Estén emitidas a nombre de tu entidad
  • Describan claramente lo que se ha comprado
  • Estén pagadas y dentro del periodo elegible
  • Se vinculen a una actividad del proyecto

⚠ Error típico: “servicios varios” sin relación clara → el auditor solicita aclaraciones.

Trazabilidad y registros contables

La trazabilidad es una de las áreas donde los auditores suelen pedir más documentación. Cada gasto debería seguir un hilo lógico claro:

Actividad del proyecto → Aprobación interna → Documento original (factura, recibo, nómina) → Registro contable correcto → Informe financiero coherente

Para garantizar la trazabilidad en la práctica:

  • Vincula cada gasto a la actividad general del proyecto
  • Utiliza códigos internos de proyecto en contabilidad
  • Incluye notas explicativas para gastos que puedan generar dudas
  • Revisa periódicamente que contabilidad y documentación coincidan
  • Organiza carpetas claras por tipo de gasto

Ejemplo:

Consultoría externa: factura de 500 € registrada con código de proyecto y nota explicativa → auditoría fluida.

Organización práctica

Mantenerlo todo organizado evita estrés y errores. Un enfoque sencillo:

  • Carpetas por tipo de gasto
  • Documentos originales + registros contables
  • Notas explicativas cuando algo pueda no ser evidente

Para ponértelo aún más fácil, hemos preparado una checklist descargable, donde encontrarás todos los tipos de gastos, la documentación imprescindible y notas prácticas para preparar tu evidencia de costes sin perder ningún detalle.

Porque, al final, cuando la documentación está bien estructurada y la trazabilidad es clara, una auditoría deja de ser una preocupación y pasa a ser simplemente la verificación de un trabajo bien hecho.

Un último consejo: no dejes la revisión de documentos para el final del proyecto. Mantenerlo todo organizado de forma continua ahorra tiempo, reduce riesgos y hace que cualquier auditoría sea mucho más sencilla.